 | Uno de los grandes enemigos de la productividad es la dificultad que muchos tenemos de gestionar correctamente nuestro tiempo. Las tareas se acumulan sobre nuestra mesa, intentamos hacerlas todas a la vez y acabamos desesperados sin completar ninguna. En este artículo, que os mostramos de la mano de los chicos de Lifehack, os mostramos 20 técnicas que nos van a enseñar cómo gestionar mejor nuestro tiempo, o lo que es lo mismo: trabajar menos y producir más. |
1. Crea un plan diario
Si nunca tienes "tiempo para nada" está claro que necesitas un plan. No te llevará más de cinco minutos crear uno. Basta que anotes en un cuaderno qué es lo que quieres hacer durante el día. Escríbelo a primera hora de la mañana, en cuanto llegues a tu oficina o aún mejor, a última hora de la noche, antes de irte a dormir. Tener un plan previo te ayudará a focalizar tus objetivos.
2. Cada tarea a su tiempo
Te en cuenta que no puedes tardar horas en algo que deberías solucionar en minutos. En el plan del que hablábamos en el punto anterior podrías detallar que la tarea X debe ser finalizada antes de las 10.30, la tarea Y antes de las 15.00 horas y finalmente la tarea Z antes de las 18.00. Intenta comprometerte con estos horarios y descubrirás que en realidad, tienes tiempo para todo.
3. Utiliza un calendario
Un calendario es una herramienta esencial para descubrir en qué estamos invirtiendo nuestro tiempo "productivo". Marca en "rojo" las fechas importantes, las deadlines, ese momento del que no puedes pasar. Intenta utilizar una herramienta que te permita permanecer conectado en cualquier situación, como por ejemplo Google Calendar u otra aplicación que sincronice los cambios con tu teléfono móvil.
4. Organiza tus tareas
Además del calendario, necesitas un sistema para organizar tus tareas. Si estás interesado en el GTD (Getting Things Done) puedes comenzar por probar un sencillo sistema de tareas o un organizador de notas personales. En Internet puedes encontrar decenas de soluciones on-line y off-line que te pueden ayudar, tanto gratuitas como de pago.
5. Conoce tus fechas límite
¿Sabes cuándo deberías entregar ese proyecto? ¿Trabajas en función de las fechas de entrega, o por el contrario, improvisas sobre la marcha? No dejes que tu flujo de trabajo de vea influido por la casualidad y los avatares diarios. Como indicábamos antes, marca con rojo esas fechas importantes y trabaja en función de las mismas.
6. Aprende a decir NO
Si conoces cuáles con tus prioridades, pronto aprenderás a decir NO a encargos inoportunos. No hace falta ser maleducado para ello. Con un poco de tacto podemos hacer ver a nuestro interlocutor que nuestro trabajo es lo más importante en ese preciso momento, y que su petición tendrá que esperar hasta que termines. Las constantes interrupciones lastran nuestro trabajo y son una de las principales causas de la "falta de tiempo".
7. Comprométete a ser puntual
Si normalmente llegas tarde a todas tus citas es evidente que hay algo que está fallando. ¿Qué es lo que te hace ser impuntual? ¿Es falta de previsión o hay algo en tu actitud que no te "permite" llegar a tiempo? Comprométete a ser puntual con todo el mundo, hasta en las ocasiones más nimias y descubrirás que al final se sobra el tiempo.
8. Respeta un horario
No por pasar más horas en la oficina estás trabajando más, o mejor. La productividad media en nuestro país es una de las más bajas de Europa pero sin embargo, los españoles pasamos más horas que nadie en la oficina.
Está claro que hay algo que falla y la cultura de "calentar la silla" no parece ser la mejor para conciliar nuestra vida personal y profesional. Si eres productivo, descubrirás que eres capaz de cumplir con todos tus compromisos durante el horario de trabajo, y las largas noches "de oficina" pasarán a ser historia.
9. Un reloj siempre a la vista
A veces estamos tan enfrascados en nuestro trabajo que perdemos la noción del tiempo, descuidando algunas tareas importantes que debemos llevar a cabo a lo largo del día. Para evitar esto, nada mejor que colgar un gran reloj de pared en un sitio bien visible.
10. Recordatorios 15 minutos antes
La mayoría de las aplicaciones de calendario y agenda ofrecen la posibilidad de avisarnos con cierta antelación antes de la llegada de un evento importante. Si tienes una reunión a la que no puedes faltar no te olvides de activar esta función y llegarás totalmente preparado.
11. Evita la multitarea
El multitasking o la multitarea es uno de los grandes enemigos de la productividad. Intentamos hacer tantas cosas a la vez que al final no completamos ninguna. En vez de esto, si concentramos todos nuestros sentidos en una única tarea y no la abandonamos hasta que finaliza, nos daremos cuenta de que somos capaces de hacer más cosas en menos tiempo y lo más importante: las haremos mejor.
12. Evita las distracciones
¿Qué es lo que te distrae en tu espacio de trabajo? ¿El teléfono que no deja de sonar? ¿Reuniones y visitas inesperadas? ¿La revisión constantes de tu correo electrónico? Aprende a detectar cuáles son los elementos que te desconcentran, los que te apartan de tu primer objetivo y aprende a neutralizarlos. Si es necesario, apaga el teléfono, desconéctate de Internet, comunica a tus compañeros que no deseas ser molestado, etc.
13. Controla el tiempo
¿Sabes cuánto tiempo inviertes en cada una de tus tareas? En la Red puedes encontrar un gran número de herramientas cuyo propósito no es otro que ofrecerte una panorámica del tiempo que inviertes en cada una de tus actividades.
Puedes por ejemplo, delimitar que sólo deseas pasar una hora al día controlando tu correo electrónico, o que de hecho no puedes invertir más de media hora realizando llamadas. Programas más avanzados como Rescue Time, pueden restringir el tiempo que pasas navegando en la Red e incluso bloquear algunas webs transcurrido un tiempo determinado.
14. Los detalles son importantes pero no tanto...
No necesitas invertir todo tu tiempo hasta que consigues un trabajo 100% perfecto. Ese documento que estás elaborando no necesita tener sangría de 3 puntos en cada uno de sus párrafos, y puede que no pase nada si te saltas alguna negrita.
Aunque una buena presentación es importante, a veces hay que saber elegir entre terminar el trabajo o enredarnos en miles de pequeños detalles que no siempre son valorados.
15. Prioriza
Teniendo en cuenta que el día tiene sólo 24 horas y que normalmente no vas a poder hacer todo en ese espacio de tiempo, vas a tener que aprender a priorizar. Desde el principio de tu jornada laboral, debes ser capaz de descubrir qué es lo realmente importante y qué otras tareas pueden ser delegadas para otro momento.
Priorizar es aprender también a separar el "grano de la paja" y sobre todo sustituir las tareas urgentes por las importantes. Cuando algo es urgente, es que nuestra priorización de tareas no ha ido todo lo bien que debería.
16. Aprende a delegar
Si objetivamente una tarea puede ser realizada por otra persona de forma eficiente y no necesita de tu supervisión personal, deberías delegarla. Esto te permitirá concentrarte en lo que realmente es importante.
17. Agrupa tareas similares
Es mucho más fácil realizar un buen número de tareas si las agrupamos cuando cumplen con características comunes. Por ejemplo, seremos mucho más eficientes si reservamos un espacio de tiempo a realizar llamadas telefónicas, que si las vamos haciendo a lo largo del día en función del momento que nos apetece o en el que nos acordamos de hacerlo.
De igual modo, podemos reservar un espacio de tiempo para gestionar nuestro correo electrónico, para escribir cartas o para cualquier otra cosa relacionada con nuestro trabajo y que sea repetititva.
18. Lidiar con los ladrones de tiempo
¿Qué es lo que te distrae de lo verdaderamente importante? Puede que sea la visita constante a las redes sociales en las que participas, la lectura indiscriminada de información y noticias, las llamadas telefónicas o la necesidad de controlar continuamente tu bandeja de entrada.
Puedes eliminar de raíz estos ladrones de tiempo si te lo propones. Puedes empezar por eliminar los enlaces a tus sitios favoritos, optar por desconectarte completamente de Internet o restringir las llamadas entrantes... cualquier cosa vale en aras de tu productividad.
19. Corta por lo sano
Uno de los principales motivos por los que "pierdes el tiempo" es porque no sabes (o no te atreves) a "cortar por lo sano". Reuniones que se alargan innecesariamente podrían ser mucho más cortas si tienes la valentía de levantarte e indicar muy educadamente que tienes que volver a trabajar en un asunto urgente.
20. Descansa
La productividad no está reñida con el descanso. De hecho, lo recomendable es que una vez hayas concluido una tarea importante, te concedas a tí mismo una pausa de diez minutos para despejar la mente y encarar tu nuevo reto con más energía.
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